Решения / Учет и инвентаризация объектов имущества

Инвентаризация — это процесс, требующий высокой точности, поскольку речь идет об учете имущества. Зачастую он длителен и трудоемок, сопровождается значительными физическими нагрузками со стороны сотрудников предприятия, сопряжен с ошибками идентификации объектов и необходимостью ручной обработки данных (ручная сверка результатов инвентаризации, необходимость ручного ввода данных в бухгалтерскую систему).

• Описание системы АйТи-АИ
• Технология использования системы АйТи-АИ
• Дополнительные услуги
• Реализованные проекты

Описание системы АйТи-АИ

Система АйТи-АИ предназначена для автоматизации процесса учета и инвентаризации имущества с применением технологии радиочастотной идентификации (RFID) и двумерного штрихового кодирования.

Основные цели:

• достижение полной прозрачности в области учета основных средств
• упрощение проведения инвентаризации
• сокращение сроков проведения инвентаризации
• снижение числа ошибок при сверке результатов инвентаризации
• снижение материальных затрат на приобретение имущества

Функциональные возможности системы:

• первичный учет имущества (в т.ч. заведение новых объектов), подготовка меток для объектов учета
• инвентаризация с помощью мобильного считывателя: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач
• обработка результатов учета и инвентаризации:
  • построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт)
  • построение итоговых инвентаризационных отчетов: об излишках, о недостачах, о проинвентаризованных объектах
  • автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации
• ведение информации по объектам учета (в т.ч., комплектов и количественных ОУ):
  • ведение справочников
  • заведение новых объектов /ввод в эксплуатацию/ отслеживание использования, вывод из эксплуатации /списания
  • ведение истории изменения атрибутов объектов учета
• синхронизация с учетной системой заказчика
• формирование сводной отчетности:
  • построение аналитических отчетов, лицевых карточек ответственного
  • построение отчетов с помощью визуализированных поэтажных планов
• контроль вноса/выноса объектов из здания за счет использования противокражных ворот 
  
  Подробнее
  
   
• модуль АйТи-ТОРО. Планирование технического обслуживания и ремонта эксплуатируемых объектов: ведение информации о выполнении гарантийных, плановых, внеплановых ремонтных работах, замене узлов, запчастей, расходных материалов Подробнее

Преимущества решения:

• структурирование информации об объектах за счет первичной инвентаризации
• сокращение сроков проведения инвентаризации за счет снижения временных затрат на поиск объектов и обработку полученных результатов
• повышение удобства работы с объектами при проведении инвентаризации за счет снижения физических нагрузок в момент поиска объектов
• повышение актуальности и достоверности данных о наличии, местонахождении, перемещении и состоянии объектов
• повышение точности учета имущества за счет уменьшения влияния человеческого фактора
• упрощение процедуры обработки результатов учета (инвентаризации)
• предотвращение хищения и подмены имущества

Существует несколько вариантов решения АйТи-АИ:

• собственная разработка на платформе SQL Server. При этом интеграция с любой учетной системой заказчика реализуется посредством настраиваемого обмена данными определенного формата (см. рис. «Принцип работы системы»)
• реализация непосредственно на базе SAP R/3
• реализация непосредственно на базе «1C: Предприятие»

Рис 1. Принцип работы системы

Технология использования системы АйТи-АИ: Инвентаризация

1. Проведение первичного учета и подготовки меток

Каждый объект, подлежащий учету, оснащается специальной меткой, на которую заносятся сведения об объекте маркировки (наименование, инвентарный номер, уникальный идентификатор и др.). В дальнейшем именно по информации на метке будет происходить идентификация объекта.

• импорт исходных данных об объектах из внешней учетной системы заказчика
• определение списка объектов, подлежащих оклейке
• подготовка меток — в зависимости от размера объекта и материала, из которого он изготовлен, определяется тип метки, которая должна быть для него подготовлена:
  • подготовка бумажных меток производится с помощью принтера и включает в себя одновременное программирование метки и печать на ее внешней стороне штрихкода, графической и текстовой информации
  • на внешнюю поверхность корпусных меток и меток на основе диэлектрика текстовые и графические данные печатаются на самоклеящейся бумажной этикетке (стикере), которая затем наклеивается на метку. Программирование электронного идентификатора в память таких меток осуществляется с помощью станции программирования меток, подключенной к ПК
• формирование отчета об объектах, для которых подготовлены метки
• первичная маркировка — размещение меток на объектах учета
• доподготовка меток для объектов учета (при необходимости)
  

Рис 2. Проведение первичного учета и подготовки меток

2. Проведение инвентаризации объектов учета

Проведение инвентаризации осуществляется с помощью мобильного терминала сбора данных (ТСД). Инвентарная комиссия заходит в помещение, выбирает в ПО АйТи-АИ на ТСД в фильтре соответствующее местонахождение.

Далее производится идентификация объектов с использованием ТСД. Возможны три режима идентификации:

• считывание уникального идентификатора метки с помощью RFID-сканера
• сканирование 2D-кода с метки на объекте
• ручной ввод уникального номера (идентификатора) метки (объекта).

В процессе проведения инвентаризации объекту учета (ОУ) присваиваются следующие инвентаризационные статусы: объект не идентифицирован, объект идентифицирован с расхождениями, объект идентифицирован без расхождений.

После считывания метки с ОУ на экране ТСД отображается карточка объекта, в которую при необходимости могут быть внесены изменения. При помощи ТСД пользователь может также зафиксировать данные об обнаруженных при проведении инвентаризации излишках, завести новые объекты и излишки.

3. Обработка результатов инвентаризации

После окончания инвентаризации фактические данные по наличию, состоянию и местоположению ОУ загружаются из ТСД в БД системы АйТи-АИ (или непосредственно в SAP R/3, «1C:Предприятие»).

По итогам проведенной инвентаризации в АйТи-АИ формируется отчет по сверке (в нем отражены учетные и фактические данные об объектах), итоговые инвентаризационные отчеты (по излишкам, недостачам, инвентаризованным объектам), производится обновление фактических данных по объектам учета.

4. Последующая эксплуатация системы инвентаризации АйТи-АИ

После поступления по накладной нового объекта, заведения его в учетной системе заказчика, присвоения ему инвентарного номера выполняются следующие работы, аналогичные описанным выше:

• импорт данных о новых объектах из бухгалтерской системы в АйТи-АИ
• подготовка меток для объектов, поставленных на учет
• программирование и печать меток
• оклейка объектов учета метками
• идентификация объектов с помощью мобильного считывателя
• обработка результатов инвентаризации

Контроль вноса/выноса

Для получения информации о выносимых/вносимых объектах на выходах из зданий устанавливаются специальные противокражные (контрольные) ворота. При попадании объекта, оснащенного меткой, в радиус действия ворот срабатывает световой и звуковой сигнал, оповещающий охрану КПП о попытке выноса и необходимости проверки наличия разрешения на это действие.

Модуль АйТи-ТОРО

Модуль АйТи-ТОРО предназначен для автоматизации процесса технического обслуживания и ремонта эксплуатируемого оборудования. АйТи-ТОРО решает следующие задачи:

• ведение основных данных по поступающему и находящемуся в эксплуатации оборудованию, в том числе информации о местонахождении, закупке, эксплуатации, технических характеристиках
• планирование регламентных работ по обслуживанию эксплуатируемого оборудования
• регистрация заявок на внеплановые работы
• контроль выполнения регламентных, гарантийных и внеплановых работ
• отслеживание наличия на складе количества расходуемых запчастей и материалов

Дополнительные услуги

1. Проведение оклейки и первичной инвентаризации имущества:
   • создание списка объектов, подлежащих маркировке метками
   • подготовка меток в соответствии со списком
   • оклейка объектов метками и привязка их к помещению с помощью терминала сбора данных
   • предоставление отчета с фактическими данными о маркированных объектах
   • обновление данных об объектах в АйТи-АИ
2. Проведение плановых и внеплановых инвентаризаций.
   С помощью мобильного считывателя производится инвентаризация ОС и материальных запасов, находящихся в пользовании производственных:
   • ПК
   • серверных шкафов
   • металлических и пластмассовых контейнеров
   • средств пожарной безопасности
   • хозяйственного инвентаря
   • транспортных средств и др.

Техническое обслуживание системы АйТи-АИ. По договору оказываются консультации по работе с системой, по настройке и сопровождению, осуществляется ее доработка.

Реализованные проекты

Решение успешно эксплуатируется в следующих организациях:

• Крупный банк Российской Федерации — региональные отделения: Нижний Новгород, Санкт-Петербург, Оренбург, Рязань, Самара, Чита
• ОАО «Газпром нефть»
• Поликлиника «Газпрома»
• Московский городской психолого-педагогический университет
• Московский государственный университет печати
• РусГидро (ОАО «ГидроОГК») и др.

Сотрудники организаций отмечают сокращение сроков проведения инвентаризации, снижение физических нагрузок. Результаты работы с АйТи-АИ свидетельствуют о повышении эффективности управления объектами за счет:

• контроля за перемещением объектов
• оперативности сбора и обработки данных
• точности учета (инвентаризации)